Путают со складской распиской
Экспедиторская расписка — про приём груза к перевозке, складская — про приём груза на хранение. Это разные документы, и оформлять их нужно по назначению.
Экспедиторская расписка
Коротко
- Экспедиторская расписка — документ транспортной экспедиции, который подтверждает, что экспедитор принял груз у клиента для перевозки.
- Она даёт экспедитору право распоряжаться грузом в рамках поручения экспедитору.
- Оформляет расписку экспедитор; подписывают экспедитор и клиент — клиент получает подтверждение приёма груза.
- Создаётся в 1С через сервис 1С-ЭПД, подписывается КЭП и передаётся через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Что это за документ
Экспедиторская расписка — один из документов транспортной экспедиции. Она оформляется, когда компания работает через экспедитора, и подтверждает, что экспедитор принял груз у клиента для перевозки. По сути это расписка о приёме груза: клиент передал груз, экспедитор его принял и отвечает за дальнейшее движение. Как и другие электронные перевозочные документы, она создаётся в утверждённом формате, подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) сторон и передаётся через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Расписка даёт экспедитору право распоряжаться грузом в рамках поручения: организовывать перевозку, привлекать перевозчиков, выбирать маршрут. Скан бумажной расписки или PDF по почте электронным перевозочным документом не является.
Кто его оформляет
Расписку оформляет экспедитор — сторона, которая принимает груз у клиента. Именно он вносит сведения о сторонах, характеристиках груза и условиях приёма и выдаёт расписку клиенту. Документ появляется тогда, когда перевозку организует экспедитор, а не сам грузоотправитель напрямую.
Кто подписывает
Экспедиторскую расписку подписывают две стороны — экспедитор и клиент. Экспедитор подтверждает, что груз принят на согласованных условиях, а клиент получает подтверждение приёма груза к перевозке. Обе подписи ставятся КЭП, поэтому подписантам нужны действующие сертификаты.
Какие данные нужны
- стороны: экспедитор и клиент (наименования и ИНН);
- характеристики груза: наименование, количество мест, масса;
- условия и дата приёма груза;
- ссылка на поручение экспедитору, в рамках которого принят груз.
Где создаётся в 1С
В программах 1С экспедиторская расписка оформляется через сервис 1С-ЭПД — в привычном интерфейсе, без выноса процесса в отдельную систему. Документ доступен в типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Управление нашей фирмой и других. Расписка подписывается КЭП и связывается с поручением экспедитору, к которому относится приём груза.
Что проверить до запуска
- оформлена действующая КЭП у экспедитора, который подписывает расписку;
- оформлены МЧД, если подписывают сотрудники, а не руководитель;
- настроена связка расписки с поручением экспедитору;
- согласован комплект документов транспортной экспедиции с клиентом;
- клиент приглашён к обмену и провёл тестовое оформление.
Частые ошибки
Не выдают расписку клиенту
Экспедитор принял груз, но не оформил и не передал расписку — у клиента нет подтверждения приёма груза к перевозке.
Оформляют без поручения
Расписку выдают, но не связывают с поручением экспедитору — документы оказываются несвязанными, а объём поручения неподтверждённым.
Нет КЭП у экспедитора
Без действующей квалифицированной подписи экспедитор не сможет подписать расписку — документ не будет оформлен.
Частые вопросы
Чем экспедиторская расписка отличается от складской?
Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор принял груз у клиента для перевозки и получил право распоряжаться им в рамках поручения. Складская расписка оформляется, когда экспедитор принимает груз на склад для хранения. Это разные документы транспортной экспедиции, и путать их не следует.
Кто оформляет и подписывает экспедиторскую расписку?
Расписку оформляет экспедитор, который принимает груз. Подписывают её экспедитор и клиент: клиент получает подтверждение того, что груз принят к перевозке.
Нужно ли поручение экспедитору, чтобы выдать расписку?
Да. Экспедиторская расписка оформляется в рамках поручения экспедитору и ссылается на него. Приём груза без поручения — частая ошибка: документы окажутся несвязанными, а объём поручения — неподтверждённым.
Можно ли оформить экспедиторскую расписку в 1С?
Да. Экспедиторская расписка создаётся, подписывается и отправляется прямо из 1С через сервис 1С-ЭПД в конфигурациях 1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP и других.
Что читать дальше
Подготовьте оформление экспедиторской расписки в 1С
Пошаговый чек-лист перехода и консультация по настройке документов транспортной экспедиции.