Считают скан накладной за ЭТрН
PDF или фото подписанной накладной — не ЭПД. Нужен утверждённый формат, КЭП и передача через оператора в ГИС ЭПД.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Коротко
- ЭТрН — основной перевозочный документ, электронная версия транспортной накладной при автоперевозке груза.
- Оформляет грузоотправитель; документ подписывают три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, каждый свой титул.
- Водитель подтверждает этапы перевозки со смартфона или планшета.
- Создаётся в 1С через сервис 1С-ЭПД, подписывается КЭП и передаётся через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Что это за документ
Транспортная накладная — основной документ при автомобильной перевозке груза: он подтверждает заключение договора перевозки и фиксирует, что, откуда, куда, в каком количестве и на каких условиях везётся. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — та же накладная, но в утверждённом электронном формате. Она создаётся в учётной системе, подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) каждого участника перевозки и передаётся через оператора ИС ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД.
ЭТрН — ключевой документ обязательного перехода: именно вокруг неё выстраивается процесс электронного обмена. Скан бумажной накладной или PDF по почте электронным перевозочным документом не является.
Кто его оформляет
Документ формирует грузоотправитель — сторона, которая передаёт груз к перевозке. Он вносит сведения о сторонах, грузе и маршруте и подписывает первый титул. Если перевозку организует экспедитор, порядок оформления согласуется в договоре, но саму накладную по-прежнему инициирует отправитель груза.
Кто подписывает
У ЭТрН несколько частей — титулов. Каждую подписывает своя сторона в свой момент времени:
| Титул | Кто подписывает | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Титул 1 отгрузка | Грузоотправитель | Сведения о грузе и сторонах, передачу груза к перевозке |
| Титул 2 перевозка | Перевозчик (и водитель на этапах) | Приём груза к перевозке, данные о водителе и транспортном средстве |
| Титул 3 приёмка | Грузополучатель | Получение груза и его состояние при приёмке |
| Доп. титулы | Стороны перевозки | Переадресовка, замена водителя или транспортного средства, изменение условий |
Даже компания, которая только получает груз, участвует в обмене — она подписывает титул 3 при приёмке. Поэтому подготовиться нужно и грузополучателям.
Какие данные нужны
- стороны перевозки: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель (наименования и ИНН);
- сведения о грузе: наименование, количество мест, масса, объём, стоимость, упаковка;
- пункты и даты погрузки и выгрузки, маршрут;
- транспортное средство и водитель;
- условия перевозки, сопроводительные документы, оговорки при приёмке.
Где создаётся в 1С
В программах 1С ЭТрН оформляется через сервис 1С-ЭПД — в привычном интерфейсе, без выноса процесса в отдельную систему. Документ доступен в типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Управление нашей фирмой и других. Накладная подписывается КЭП сотрудников, а водитель подтверждает этапы в мобильном приложении перевозчика.
Что проверить до запуска
- оформлены КЭП у всех, кто подписывает титулы;
- оформлены МЧД, если подписывают сотрудники, а не руководитель;
- назначены ответственные за каждый титул (в том числе за титул 3 у получателя);
- водители подключены к мобильному подписанию;
- ключевые контрагенты приглашены к обмену и провели тестовую перевозку.
Частые ошибки
Не подключили водителя
Без мобильного подписания титул 2 «зависает» на этапе перевозки — накладная не закроется.
Не назначен подписант титула 3
У грузополучателя не определили, кто подписывает приёмку, — груз приняли, а документ не завершён.
Забыли про МЧД
Сотрудник подписывает от имени компании без машиночитаемой доверенности — подпись не примут.
Частые вопросы
Чем ЭТрН отличается от бумажной транспортной накладной?
Содержание то же, но ЭТрН создаётся в утверждённом электронном формате, подписывается КЭП каждого участника и передаётся через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД. Возить бумажную накладную при этом не нужно.
Сколько титулов у электронной транспортной накладной?
Основных титула три: титул 1 — грузоотправитель (отгрузка), титул 2 — перевозчик (приём груза к перевозке и данные о водителе и ТС), титул 3 — грузополучатель (приёмка). При изменении условий перевозки возможны дополнительные титулы: переадресовка, замена водителя или транспортного средства.
Как водитель подписывает ЭТрН?
Водитель подтверждает этапы перевозки со смартфона или планшета через мобильное приложение перевозчика. Для этого ему нужна своя КЭП или доступ, настроенный перевозчиком.
Можно ли оформить ЭТрН в 1С?
Да. Электронная транспортная накладная создаётся, подписывается и отправляется прямо из 1С через сервис 1С-ЭПД в конфигурациях 1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP и других.
Что читать дальше
Подготовьте оформление ЭТрН в 1С
Пошаговый чек-лист перехода и консультация по настройке электронной транспортной накладной.