Что такое ЭПД: электронные перевозочные документы простыми словами
- ЭПД — перевозочные документы в электронном виде: транспортная накладная, заказ, поручение экспедитору и другие.
- Это не скан и не PDF: документ имеет утверждённый формат, подписывается КЭП и передаётся в государственную систему ГИС ЭПД.
- Бизнес работает через оператора ИС ЭПД — подключаться к ГИС ЭПД напрямую не нужно.
- С 1 сентября 2026 года оформление перевозочных документов в электронном виде становится обязательным.
ЭПД — это перевозочные документы в электронном виде
ЭПД (электронные перевозочные документы) — это документы, которые оформляются при автомобильной перевозке груза: транспортная накладная, заказ или заявка, поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, путевой лист. В электронном виде они создаются по утверждённым форматам, подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) каждым участником перевозки и передаются в государственную информационную систему — ГИС ЭПД.
С 1 сентября 2026 года оформление перевозочных документов в электронном виде становится обязательным. Подробно о том, кого это касается, — в статье «Кому нужно перейти на ЭПД».
Чем ЭПД отличается от обычного ЭДО
Если у вас уже настроен электронный документооборот (например, вы обмениваетесь счетами-фактурами и УПД), это хорошая база, но не то же самое:
- Другие форматы. Для каждого перевозочного документа утверждён свой электронный формат.
- Государственная система. Обычный ЭДО — обмен между двумя компаниями. ЭПД дополнительно передаются в ГИС ЭПД.
- Несколько подписантов. Транспортную накладную подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — каждый свой «титул», в свой момент времени.
- Мобильный сценарий. Водитель подписывает документы в дороге — со смартфона или планшета.
Что такое ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, оператором которой является Минтранс России. В неё стекаются данные обо всех электронных перевозочных документах. Контролирующие органы (например, при проверке на дороге) получают сведения о перевозке из этой системы — бумажную накладную возить не нужно.
Кто такой оператор ИС ЭПД
Оператор информационной системы электронных перевозочных документов — это аккредитованная Минтрансом организация, которая обеспечивает создание, подписание и передачу ЭПД в ГИС ЭПД. Бизнес заключает договор с оператором (или подключает сервис, работающий через такого оператора) и работает в удобном интерфейсе — например, прямо в 1С через сервис 1С-ЭПД.
Почему нельзя просто отправить PDF по почте
Скан подписанной накладной или PDF-файл, отправленный по электронной почте, — это не электронный перевозочный документ. У настоящего ЭПД:
- утверждённый машиночитаемый формат (XML), а не произвольный файл;
- квалифицированные электронные подписи всех участников перевозки;
- передача через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Поэтому подготовка к переходу — это не «сделать шаблон», а настроить процесс: роли, подписи, МЧД, учётную систему, обмен с контрагентами и мобильный сценарий для водителей.
Какие роли участвуют в обмене
| Роль | Что делает | Что подписывает |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | Создаёт ЭТрН, отгружает груз | Титул 1 — отгрузка |
| Перевозчик | Принимает груз, везёт, сдаёт | Титул 2 — приём к перевозке (водитель подтверждает этапы) |
| Грузополучатель | Принимает груз | Титул 3 — приёмка |
| Экспедитор | Организует перевозку | Поручение, экспедиторская расписка |
Частые вопросы
ЭПД — это только транспортная накладная?
Нет. Кроме ЭТрН, электронными становятся заказ (заявка), поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, железнодорожная и авиационная накладные, а также электронный путевой лист.
У нас уже есть ЭДО с контрагентами. Этого достаточно?
Обычного ЭДО недостаточно: перевозочные документы имеют свои форматы и передаются в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД. Но существующие подписи и опыт работы с ЭДО сильно упростят переход.
Можно ли работать с ЭПД в 1С?
Да, через сервис 1С-ЭПД: документы создаются, подписываются и отправляются прямо из программы 1С. Подробнее — в инструкции «Как перейти на ЭПД в 1С».
Что читать дальше
Пошаговый чек-лист перехода и консультация по настройке 1С.