Работают «на словах»
Перевозку экспедитору поручают по телефону или письму, без оформленного поручения. В электронном обмене такого документа просто не будет.
Поручение экспедитору
Коротко
- Поручение экспедитору — один из документов транспортно-экспедиционной деятельности: им клиент поручает экспедитору организовать перевозку.
- Оформляется, когда перевозку организует экспедитор: в поручении перечисляют нужные услуги и условия.
- Оформляет клиент экспедитора; подписывают две стороны — клиент и экспедитор.
- Создаётся в 1С через сервис 1С-ЭПД, подписывается КЭП и передаётся через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Что это за документ
Поручение экспедитору — один из документов транспортно-экспедиционной деятельности. Им клиент поручает экспедитору организовать перевозку груза: перечисляет услуги, которые нужно выполнить (организация перевозки, погрузка, хранение и т. п.), и условия, на которых это делается. По сути поручение — задание экспедитору, на основании которого тот выстраивает всю логистику.
Документ оформляется, когда перевозку организует не сам перевозчик, а экспедитор. Поручение работает в связке с договором транспортной экспедиции и другими экспедиторскими документами — экспедиторской и складской расписками. С переходом на ЭПД поручение оформляется в электронном виде: по утверждённому формату, с подписанием КЭП и передачей через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД.
Кто его оформляет
Поручение формирует клиент экспедитора — грузоотправитель или грузовладелец, которому нужно доставить груз. Он описывает, что и куда требуется перевезти, и какие услуги поручает экспедитору. Экспедитор принимает поручение и организует перевозку в соответствии с ним.
Кто подписывает
Документ подписывают две стороны:
| Сторона | Роль | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Клиент поручает | Грузоотправитель / грузовладелец | Состав поручаемых услуг, характеристики груза и условия перевозки |
| Экспедитор принимает | Транспортно-экспедиционная компания | Принятие поручения к исполнению и согласие с условиями |
Обе стороны подписывают поручение квалифицированной электронной подписью. Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).
Какие данные нужны
- стороны: клиент (грузоотправитель / грузовладелец) и экспедитор — наименования и ИНН;
- характеристики груза: наименование, количество мест, масса, объём, упаковка;
- маршрут: пункты и сроки погрузки и выгрузки;
- перечень поручаемых услуг: организация перевозки, погрузка, хранение и другие;
- условия и сроки выполнения, стоимость услуг экспедитора.
Где создаётся в 1С
В программах 1С поручение экспедитору оформляется через сервис 1С-ЭПД — в привычном интерфейсе учётной системы, вместе с остальным комплектом экспедиторских документов. Документ подписывается КЭП ответственных сотрудников и отправляется контрагенту без выхода в отдельную программу.
Что проверить до запуска
- заключён договор транспортной экспедиции с экспедитором;
- оформлены КЭП у ответственных за подписание;
- оформлены МЧД, если подписывают сотрудники, а не руководитель;
- согласован комплект экспедиторских документов с экспедитором;
- экспедитор приглашён к обмену и провёл тестовое поручение.
Частые ошибки
Не перечислили состав услуг
В поручении не указали, что именно поручают экспедитору. Из-за неполного перечня услуг возникают споры об объёме и стоимости работ.
Нет КЭП или МЧД у подписанта
Сотрудник подписывает поручение без действующей подписи или без машиночитаемой доверенности — документ не примут.
Частые вопросы
Когда оформляется поручение экспедитору?
Когда перевозку организует не сам перевозчик, а экспедитор. Клиент оформляет поручение экспедитору, чтобы поручить организацию перевозки: перечисляет нужные услуги и условия. Работает поручение в связке с договором транспортной экспедиции.
Чем поручение экспедитору отличается от заказа и заявки на перевозку?
Заказ и заявка оформляются по договору перевозки, когда груз везёт перевозчик. Поручение экспедитору оформляется по договору транспортной экспедиции, когда клиент поручает организацию перевозки экспедитору. Это разные документы для разных схем работы.
Кто подписывает поручение экспедитору?
Две стороны: клиент экспедитора (грузоотправитель или грузовладелец), который поручает перевозку, и экспедитор, который принимает поручение. Обе стороны подписывают документ квалифицированной электронной подписью, а сотрудники — с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
Можно ли оформить поручение экспедитору в 1С?
Да. Поручение экспедитору создаётся, подписывается и отправляется прямо из 1С через сервис 1С-ЭПД в привычном интерфейсе учётной программы, вместе с остальным комплектом экспедиторских документов.
Что читать дальше
Подготовьте оформление поручения экспедитору в 1С
Пошаговый чек-лист перехода и консультация по настройке экспедиторских документов в электронном виде.