Путают заказ и заявку
Оформляют заказ там, где по договору об организации перевозок нужна заявка, и наоборот. Ориентируйтесь на тип договора со стороной.
Заказ и заявка на перевозку
Коротко
- Заказ и заявка — предварительные документы: ими согласуют конкретную перевозку до её начала.
- Заказ оформляют при договоре перевозки груза, заявку — при договоре об организации регулярных перевозок; суть у обоих одна.
- Документ оформляет заказчик перевозки; подписывают его двусторонне — заказчик и перевозчик (или экспедитор).
- В 1С оформляются через сервис 1С-ЭПД до транспортной накладной и связываются с ней.
Что это за документ
Заказ и заявка — предварительные перевозочные документы. Их оформляют до начала перевозки, чтобы заранее согласовать её условия: какой груз, по какому маршруту, в какие сроки, каким транспортом и по какой стоимости он поедет. По сути это договорённость сторон о конкретной перевозке, зафиксированная документом.
Разница между заказом и заявкой — только в основании перевозки. Заказ оформляют, когда между сторонами заключён договор перевозки груза — под отдельную, разовую перевозку. Заявку оформляют по договору об организации перевозок, когда перевозки идут регулярно и систематически, а заявкой согласуют каждую очередную отправку. Смысл у обоих документов одинаковый — договориться об условиях до того, как транспорт выйдет в рейс.
Кто его оформляет
Документ формирует заказчик перевозки — грузоотправитель или клиент, которому нужно доставить груз. Он описывает груз и маршрут и направляет заказ или заявку перевозчику. Если перевозку организует экспедитор, заказчиком в документе выступает клиент экспедитора, а порядок оформления закрепляется в договоре.
Кто подписывает
Заказ и заявку подписывают двусторонне: заказчик перевозки и перевозчик. Если перевозку организует экспедитор, со стороны исполнителя документ подписывает он. Каждая сторона ставит свою квалифицированную электронную подпись (КЭП). Подпись обеих сторон означает, что условия перевозки согласованы и приняты.
Какие данные нужны
- стороны: заказчик перевозки и перевозчик (или экспедитор) — наименования и ИНН;
- характеристики груза: наименование, количество мест, масса, объём, упаковка;
- маршрут: пункты погрузки и выгрузки;
- дата и время подачи транспорта под погрузку;
- тип и характеристики требуемого транспортного средства;
- стоимость перевозки и порядок расчётов;
- особые условия: температурный режим, сопровождение, требования к погрузке.
Где создаётся в 1С
В программах 1С заказ и заявка оформляются через сервис 1С-ЭПД — в привычном интерфейсе учётной системы. Документ формируется до транспортной накладной и затем связывается с ней: согласованные в заказе или заявке условия становятся основой для дальнейшего оформления перевозки. Документ подписывается КЭП и передаётся контрагенту в электронном виде.
Что проверить до запуска
- оформлены КЭП у сотрудников, которые подписывают документ с обеих сторон;
- оформлены МЧД, если подписывают сотрудники, а не руководитель;
- условия перевозки согласованы с контрагентом заранее, до оформления;
- назначен ответственный за подписание заказов и заявок;
- с ключевым перевозчиком проведена тестовая перевозка в электронном виде.
Частые ошибки
Не согласовали с перевозчиком
Отправили заказ без предварительной договорённости — перевозчик не подтверждает условия, и перевозка срывается по срокам.
Оформляют постфактум
Заказ или заявку делают, когда груз уже везут. Это предварительные документы — их смысл в согласовании до начала перевозки.
Нет КЭП или МЧД
Сотрудник подписывает от имени компании без подписи или машиночитаемой доверенности — документ не примут.
Частые вопросы
Чем заказ отличается от заявки?
Отличие в основании перевозки. Заказ оформляют, когда между сторонами есть договор перевозки груза — под конкретную разовую перевозку. Заявку оформляют по договору об организации перевозок, когда перевозки идут регулярно и систематически. Суть у обоих документов одна — заранее согласовать условия конкретной перевозки.
Кто оформляет и подписывает заказ или заявку?
Документ формирует заказчик перевозки — грузоотправитель или клиент. Подписывают его двусторонне: заказчик и перевозчик (либо экспедитор, если перевозку организует он). Каждая сторона подписывает документ своей КЭП.
Обязательно ли оформлять заказ или заявку до перевозки?
Это предварительные документы: их смысл — согласовать перевозку до её начала. Оформлять их постфактум, когда груз уже везут, неправильно. Условия нужно согласовать с перевозчиком заранее, до подачи транспорта и оформления транспортной накладной.
Можно ли оформить заказ и заявку в 1С?
Да. Заказ и заявка оформляются в 1С через сервис 1С-ЭПД — до транспортной накладной, с которой они затем связываются. Документы подписываются КЭП и передаются контрагенту в электронном виде.
Что читать дальше
Подготовьте оформление заказа и заявки в 1С
Пошаговый чек-лист перехода и консультация по настройке электронных перевозочных документов.