Считают ЭПЛ обязательным для всех
Путевой лист нужен не в каждой компании и не в каждой перевозке. Решать «по умолчанию, что он нужен всем» — ошибка; свой случай стоит уточнить.
Электронный путевой лист (ЭПЛ)
Коротко
- ЭПЛ — электронная форма путевого листа, документа на использование транспортного средства.
- Оформляет владелец ТС; отметки подписывают уполномоченные лица — медработник, механик, ответственное должностное лицо и водитель.
- ЭПЛ нужен не всем и не всегда — необходимость зависит от того, как компания использует транспорт.
- Путевые листы формируются в 1С, электронное оформление и подписание — через механизмы 1С и сервис 1С-ЭПД.
Что это за документ
Путевой лист — документ на использование транспортного средства. Он учитывает работу водителя и ТС и фиксирует отметки о предрейсовом медицинском осмотре и контроле технического состояния, задание или маршрут, показания одометра, время выезда и возврата. Электронный путевой лист (ЭПЛ) — та же форма, но в электронном виде: документ создаётся и подписывается электронными подписями уполномоченных специалистов.
ЭПЛ относится к электронным перевозочным документам, но его роль отличается от транспортной накладной: путевой лист касается самого рейса и допуска водителя и машины к работе, а не отношений сторон перевозки груза.
ЭПЛ обязателен не для всех и не всегда. Необходимость путевого листа
зависит от того, как компания использует транспорт: он требуется в тех случаях,
когда без путевого листа перевозку вести нельзя. Не считайте по умолчанию, что
ЭПЛ нужен каждому, — свой случай лучше уточнить, например
на консультации.
Кто его оформляет
Путевой лист оформляет владелец транспортного средства — перевозчик или компания, которая использует собственный транспорт. Именно он отвечает за то, чтобы перед рейсом были проставлены необходимые отметки, а сам документ оформлен по установленным правилам.
Кто подписывает
В путевом листе несколько отметок, и каждую ставит своё уполномоченное лицо:
- медицинский работник — отметку о предрейсовом медицинском осмотре;
- контролёр технического состояния (механик) — отметку о контроле технического состояния ТС;
- ответственное должностное лицо — оформление и выпуск на линию;
- водитель — сведения о рейсе, показания одометра, время выезда и возврата.
В электронном виде соответствующие отметки заверяются электронной подписью тех специалистов, которые их ставят. Поэтому важно заранее определить, кто эти лица, и обеспечить их подписями.
Какие данные нужны
- сведения о транспортном средстве и водителе;
- задание или маршрут рейса;
- отметка о предрейсовом медицинском осмотре;
- отметка о контроле технического состояния ТС;
- показания одометра, время выезда и возврата.
Где создаётся в 1С
Путевые листы формируются в 1С в привычном интерфейсе. Электронное оформление и подписание выполняются через механизмы 1С и сервис 1С-ЭПД. Состав действий зависит от конфигурации и от того, как у вас организован учёт транспорта, поэтому конкретную настройку под вашу ситуацию лучше уточнить на консультации.
Что проверить до запуска
- нужен ли ЭПЛ именно в вашем случае — исходя из того, как вы используете транспорт;
- есть ли уполномоченные лица: медицинский работник и контролёр технического состояния (механик);
- оформлены ли электронные подписи у тех, кто ставит отметки;
- есть ли КЭП у ответственных должностных лиц;
- настроено ли электронное оформление и подписание в вашей 1С.
Частые ошибки
Не организовали электронные отметки
Отметки медработника и механика остались на бумаге — электронный путевой лист не собрать в полном виде.
Нет подписей уполномоченных лиц
Не оформлены электронные подписи у тех, кто ставит отметки, — документ нельзя заверить и выпустить.
Частые вопросы
Всем ли компаниям нужен электронный путевой лист?
Нет. Путевой лист нужен не всем и не в каждой перевозке — необходимость зависит от того, как компания использует транспорт. Не стоит считать по умолчанию, что ЭПЛ обязателен всем; свой случай лучше уточнить.
Кто оформляет и подписывает путевой лист?
Оформляет владелец транспортного средства — перевозчик или компания с собственным транспортом. Отметки подписывают уполномоченные лица: медицинский работник (медосмотр), контролёр технического состояния (механик), ответственное должностное лицо, а также водитель.
Какие данные содержит путевой лист?
Сведения о транспортном средстве и водителе, задание и маршрут, отметки о предрейсовом медосмотре и контроле технического состояния, показания одометра, время выезда и возврата.
Можно ли вести путевые листы в 1С?
Да. Путевые листы формируются в 1С, а электронное оформление и подписание выполняются через механизмы 1С и сервис 1С-ЭПД. Детали настройки под ваш случай лучше уточнить на консультации.
Что читать дальше
Разберитесь с путевыми листами в 1С
Чек-лист перехода и консультация помогут понять, нужен ли ЭПЛ в вашем случае и как настроить его в 1С.